Автоматизацията не е ново явление. Водени от необходимостта от повишена производителност, хората са разработили технологии за изпълнение на задачи без помощ. В продължение на векове – от парни станове до линията за сглобяване на автомобили, автоматизацията помага работниците да се освободят от еднообразни и повтарящи се задачи, за да се направят работните места по-ефективни ¹.

Но по отношение на работата в офиса автоматизацията приема различни форми. Работниците, заети с умствен труд, добавят стойност чрез създаване и споделяне на информация, като създават и споделят информация, така че възможността да го правят по-ефективно е голям стимул за конкурентоспособността.

Наскоро проведохме проучване относно това как се променят процесите на работното място – включително как организациите управляват документи и информация – и научихме, че организациите вече започват да прилагат автоматизация по различни начини. Това от своя страна е отключило предимства, които надхвърлят ефективността, като например подобряване на удовлетвореността на клиентите и гарантиране на сигурността и регулаторното съответствие.

Видяхме обаче, че много бизнеси изпитват трудности да напреднат от по-основни форми на автоматизация към усъвършенствани видове. Затова тогава попитахме: защо?

Въпреки, че автоматизацията вече беше бързо развиваща се индустрия преди пандемията, през последните няколко години се наблюдава увеличение на използването ѝ, като глобалният пазар на автоматизация на бизнес процесите нараства от 5,1 млрд. щ.д. през 2016 г. до 12,7 млрд. щ.д. през 2021 г.². Пандемията ускори този процес, защото накара много бизнеси да дигитализират големи области на своята дейност³. В действителност според McKinsey въвеждането на технологии се случи около 25 пъти по-бързо, отколкото преди пандемията ⁴.

Резултатът? Бизнесите постигнаха значителен напредък в автоматизирането на пренебрегвани преди това бизнес функции, като например обслужване на клиенти, ЧР и обработка на фактури, които включват повтарящи се процеси и са подходящи за автоматизация, въпреки че много организации не са могли да приоритизират това преди.

McKinsey също така установи, че с тези постижения, нагласите са се променили от използването на автоматизация за намаляване на разходите към получаване на конкурентно предимство⁵ . Тъй като автоматизацията става по-усъвършенствана и се прилага към по-сложни бизнес процеси, тя осигурява по-стратегически предимства.

Нашето проучване включваше въпроси към ИТМ за техния опит с автоматизация. От отговорите им ние идентифицирахме три ключови области, в които системно виждат предимства:

Производителността е едно от най-често срещаните предимства, свързани с автоматизацията, и нашите проучвания потвърждават това. 37% от ИТМ заявиха, че тя позволява на екипите да работят по-ефективно, което я прави най-голямото предимство.

32% от ИТМ са установили, че инвестициите им в автоматизация улесняват управлението на регулаторното съответствие и защитата на важна информация.

34% от ИТМ, с които разговаряхме, споделиха, че автоматизацията им е помогнала да подобрят клиентската удовлетвореност – едно от трите най-големи предимства.

ИТМ очевидно са доволни от автоматизацията, която са въвели. Но има ли области, в които те биха могли да продължат да работят, за да създават повече предимства от автоматизацията в своите организации?

Защитата на данните е постоянна грижа за ИТМ, а с увеличаването на виртуалните и хибридните начини на работа е по-трудно за организациите да следят поведението на служителите. 36% от ИТМ казаха, че или знаят, или вярват, че служителите не следват процесите на регулаторно съответствие – така че не е изненадващо, че те вече инвестират в технология за управление на цифрови документи, за да получат по-добра видимост и контрол върху това как информацията преминава през тяхната организация.

Например 53% от ИТМ имат въведени автоматични права за достъп, което гарантира, че неодобрени служители нямат достъп до чувствителни документи. 51% автоматично прилагат сроковете за съхранение, за да гарантират, че чувствителните документи се изтриват в съответствие с ОРЗД.

Като цяло около половината от ИТМ казват, че са внедрили някоя от потенциалните възможности за управление на цифрови документи, за които попитахме.