Нашите топ четири съвета за безпроблемно внедряване на технологии за управление на информацията

Решението да се инвестира в нова технология за подобряване на потока от информация в дадена организация е едно нещо. Съвсем друго е успешното му внедряване с минимални смущения, като същевременно се гарантират ниски разходи.

Важно е да го извършите правилно, защото катастрофалните внедрявания на технологии добиват публичност – независимо дали е изоставената система на NHS за пациентски картони, описана като „най-големият ИТ провал някога“¹ или лошо изпълнената система за складова автоматизация на Sainsbury, която по-късно е изоставена на цена от 150 млн. паунда².

Нашето ново проучване се допита до хиляди ИТ мениджъри (ИТМ), за да разберем как се развиват бизнес процесите. То показа, че по време на внедряването на нови технологии съвместимостта със съществуващата архитектура е предизвикателство номер едно, с което се сблъскват ИТМ.

Тези проблеми могат да бъдат фатални за нов технологичен проект в момент, когато много бизнеси се стремят към по-голяма цифрова зрялост. Дори установихме, че 10% от анкетираните са били принудени да се откажат изцяло от внедряването през последните няколко години.

В тази статия ще очертаем четири области, които ИТМ да обмислят при внедряването на нови технологии. Правилното изпълнение на тези елементи дава възможност за по-гладко и по-удовлетворяващо внедряване, така че бизнесите да могат да започнат да виждат предимствата от новите си системи.

Като част от нашето проучване за доклада попитахме ИТМ за предизвикателствата, пред които са били изправени последния път, когато са предприели стратегическо внедряване на технологии. Интеграцията със съществуващите им ИТ ресурси е най-често цитираният проблем – 28%.

Ето защо, когато ИТМ обсъждат нова инвестиция, съвместимостта също се очертава като най-важното съображение по време на процеса на закупуване – изпреварвайки по важност дори възможностите на самата технология.

Но като се има предвид времето, разходите и предизвикателствата, свързани с внедряването на изцяло нови решения, нашият съвет е да се подходи към закупуването стратегически, като се отдаде приоритет на мащабируемите технологии, които ви позволяват да добавите допълнителни възможности в хода на развитие на бизнеса, без големи нови внедрявания.

Попитахме ИТМ за нивото на подкрепа, което са имали при последното основно внедряване на технологии, извършено от тях. 61 % заявиха, че в някаква степен са използвали други доставчици.

Интересно е, че не всички бизнеси възприемат еднакъв подход, когато търсят външна помощ. 34% търсят базово ниво на подкрепа, което им дава увереност след това да управляват сами задачата. 35% търсят партньорство, базирано на сътрудничество, в което отговорността за проекта се споделя. И накрая, 30% от ИТМ предпочитат да работят с партньор, който ще поеме пълната отговорност за проекта от началото до края.

Това наистина зависи от нуждите и възможностите на организацията. Големите организации с над 5000 служители са по-склонни да изберат пълно сътрудничество, което не е изненадващо предвид сложността на внедряването на нови технологии в предприятия с този размер.

Основният извод е, че няма универсална стратегия – всеки бизнес трябва да помисли къде са собствените му силни и слаби страни, преди да привлече външна подкрепа.

Правилният избор за вас зависи от приоритетите на вашата организация.

Например нашите проучвания показаха, че бизнесите, които са управлявали последното си голямо технологично внедряване сами, са съобщили за най-малко проблеми със съвместимостта и закъснения – така че ако скоростта е най-големият ви приоритет, това може да е най-добрият вариант. Това обаче е придружено с по-малко постоянна подкрепа, като една пета смятат, че е налице липса на комуникация с доставчиците, а при един на седем е имало липса на следпродажбена поддръжка.

При ИТМ, които са избрали цялостно сътрудничество с външни изпълнители, е имало по-голям шанс да докладват липса на предизвикателства (21 %). Изборът на този вариант е означавало и по-добра следпродажбена поддръжка и комуникация, и най-важното – само 5% е трябвало да се откажат от проекта – почти половината от дяла на тези с вътрефирмено внедряване. Един от недостатъците, които нашите проучвания установиха, беше лекото увеличение на броя на проблемите с функционалността.

Става ясно, че опитът да се възприеме смесен подход по отношение на подкрепата, при който или външен изпълнител носи първоначалната отговорност, а след това внедряването продължава с вътрешнофирмени ресурси, или обратното, може да заложи бъдещи проблеми. Над 90% от ИТМ, които са избрали този вариант, съобщават за предизвикателства, а значително по-голям дял са били принудени да се откажат от проекта. Този подход довел също така до по-високи нива на проблеми, като например такива, при които технологиите не са били подходящи за целта, или до ниско възприемане на новите системи от страна на служителите.

За всички ИТМ, които са се справили с тези предизвикателства, е очевидно, че не всички партньори са еднакви.

Изборът на правилния партньор за мащабно технологично внедряване не е лесно решение. От това зависи много.

Един добър партньор може да работи с ИТМ и различните направления на бизнеса, за да смекчи някои от рисковете за съвместимостта и графика, свързани с големи и сложни проекти. Но обратното също е вярно. Както видяхме, проблемите със съвместимостта и закъсненията могат действително да бъдат изострени от пълното сътрудничество.

Какво ни показва това? От решаващо значение е ИТМ да работят с партньор със задълбочени експертни умения в областта на интеграцията и специализирани познания за технологиите, които ИТМ искат да внедрят. Потенциалните партньори трябва да могат да съчетават елегантно различни решения, като организират решенията така, че да работят съгласувано.

Успешното внедряване изисква също така задълбочено разбиране на бизнес процесите – особено на начина, по който се обработват документи и информация в дадена организация – за да се премахнат всякакви конфликти.

В крайна сметка най-добрият партньор трябва да вдъхва доверие, така че ИТМ да могат да се посветят изцяло на автоматизираното бъдеще, като разгърнат предимствата от подобрената сигурност и регулаторно съответствие, повишената производителност и изключителното удобство на работа на клиентите.

Няма светкавични отговори на проблемите, които да направят внедряванията на нови технологии лесни. По своята природа това е труден процес, с проблеми със съвместимостта, създаващи постоянен повод за загриженост.

Но бизнесите, които вече са постигнали по-голяма цифрова зрялост, с фирмена култура, която приема нови технологии и нови идеи, са в добра позиция да успеят. И ако ИТМ планират за бъдещето, осигуряват необходимата подкрепа и намерят партньор, който е в състояние да осигури правилната подкрепа, те ще имат най-добрия възможен шанс за успешно внедряване, което създава предпоставки за предимства в цялата им организация за години напред.

В Canon имаме над 30 години опит в областта на инженеринга на бизнес процесите, както и във внедряването и организирането на решения. Вече подкрепихме над 2700 клиента в цяла Европа, като подобрихме тяхното управление на информацията. И специализираме в хиперавтоматизацията на работните процеси и управлението на цифрови документи – така че където и да сте по пътя на управление на информацията, ние сме готови да ви помогнем да преминете към следващия етап.

Изтеглете нашия доклад сега, за да научите повече за общите проблеми, с които се сблъскват бизнесите по време на внедряването на технологии – и как организациите използват технологии, като например автоматизация, за по-добро управление на информацията.