Затрупани от данни: защо финансовите екипи трябва да преосмислят управлението на информацията

Защото, макар цифровата трансформация да е променила много бизнес области, финансовите операции – особено плащанията към доставчици – често изостават. Ръчното въвеждане на данни, фрагментираните процеси на одобрение и лошата системна интеграция продължават да бъдат значителни пречки. Финансовите лидери осъзнават предимствата на автоматизацията, но внедряването ѝ остава непоследователно, като много екипи само частично автоматизират работните си процеси.

Последният доклад за тенденциите в автоматизацията на плащанията към доставчици¹ установи, че макар повечето фирми да признават необходимостта от автоматизация, 74% все още работят само с частично автоматизирани AP процеси. Това трябва да се промени. За финансовите екипи може да е обезсърчително да прекарват голяма част от работната си седмица в административни задачи. Финансовите ръководители трябва да покажат, че отделът не е просто разходен център, а е от решаващо значение за интелигентното планиране, стратегията и вземането на решения, базирани на данни, на най-високите нива в бизнеса.

Над една пета от AP екипите закъсняват с месеци с обработката на фактури² и това е важно, защото в днешната нестабилна бизнес среда, знанието колко пари дължи бизнесът – и кога трябва да бъдат платени – е в основата на финансовата гъвкавост. В несигурни времена компаниите с ниска видимост на паричния поток може да се окажат неспособни да реагират на пазарните промени – и може да се затруднят да получат достъп до кредити при благоприятни условия.³.

Финансовите лидери ще видят дългосрочни стратегически ползи от преминаването към финансов отдел, ориентиран към цифровите технологии, като например по-строго регулаторно съответствие и намалени разходи, като същевременно ще дадат възможност на своите висококвалифицирани финансови специалисти да работят по дългосрочно планиране с по-висока важност, вместо по задачи за ръчно въвеждане на данни.

За фирмите, които все още управляват финансовите операции ръчно, неефективността се появява на всеки етап. Фактурите пристигат в множество формати – някои цифрови, други все още на хартия – което изисква ръчно въвеждане на данни преди обработката. Работните процеси за одобрение често са бавни и фрагментирани, което води до закъснения, пропуснати плащания и обтегнати отношения с доставчиците. И тези предизвикателства често са само една малка част.

Според доклада за тенденциите на AP 60% от фактурите все още се въвеждат ръчно в ERP или счетоводни системи, а 52% от AP специалистите прекарват повече от десет часа седмично в обработка на фактури. Тези неефективности губят време и създават значителен стрес за финансовите екипи, като 64% от анкетираните посочват лошите процеси като най-голямото си предизвикателство.

Регулаторното съответствие също става все по-сложно. Според някои проучвания, регулаторните глоби в области, свързани с „Познавайте своите клиенти“ (KYC) и управлението на жизнения цикъл на клиента (CLM), са се увеличили с 53% през последните години⁴. Без структурирана информация и процеси за финансово управление, които да отговарят на постоянно променящата се регулаторна среда, компаниите се излагат на ненужни рискове, свързани с финансите и репутацията.

Въпреки това организациите, приели модерни технологии във финансовия отдел, процъфтяват. Проучване на Ardent Partners⁵ установява, че най-добрата в класа си автоматизация на AP спестява 79,5% от разходите за обработка на фактури и изисква с една трета по-малко служители за управление на работните процеси в сравнение със средностатистическите показатели.

Финансовите лидери познават проблемните зони. Но преодоляването им изисква повече от постепенни подобрения на системата и процесите. Това изисква фундаментална промяна в начина, по който се управлява, осъществява достъп до и обработва финансовата информация. Накратко, това изисква по-интелигентно управление на информацията.

Организациите, които модернизират подхода си към управлението на информацията, могат да извлекат предимства от трансформацията. Но как изглежда това на практика?

Бизнесът трябва да цифровизира финансовите работни процеси, да автоматизира одобренията на фактурите и да централизира финансовите документи. От това те ще получат по-голям контрол, ще намалят разходите и ще освободят финансовите екипи от рутинни процеси, за да се съсредоточат върху задачи с по-висока важност.

Едно от най-забележителните въздействия е скоростта на обработка на фактурите. Проучването на Ardent показва, че фирмите, използващи AP автоматизация, обработват фактури с 81% по-бързо, намалявайки средното време за обработка на фактура от над 10 до само 3 дни за високоефективни финансови отдели.

Освен оперативната ефективност структурираният подход за управление на информацията също така подобрява финансовата точност и прозрачност. Проучването AP Automation Trends установи, че организациите с напълно цифровизирани AP работни процеси намаляват грешките при обработката със 73% и получават 40% подобрение в точността на финансовите отчети. Това ниво на точна прозрачност позволява на финансовите лидери да вземат решения, основани на данни, да оптимизират оборотния капитал и да засилят финансовия контрол.

За много финансови екипи преходът към напълно цифровизиран, автоматизиран финансов работен процес може да изглежда като обезсърчително предизвикателство. Миграцията от ръчни процеси и остарели системи изисква повече от просто избор на правилната технология – то изисква структуриран, поетапен подход, който е съобразен с бизнес целите, намалява риска и осигурява безпроблемно внедряване.

Преминаването към цифрово развита финансова функция няма да се случи за един ден. Въпреки това, следвайки практическия план за развитие, финансовите екипи могат да намалят затрудненията, да ускорят възвръщаемостта на инвестициите и да създадат основа за дългосрочен успех.

• Стъпка 1: идентифициране на неефективностите във финансите и AP
Преди внедряването на технологии фирмите трябва да направят одит на съществуващите работни процеси и дейности, като идентифицират неефективности, като бавни одобрения, ръчно въвеждане на данни и лоша прозрачност по отношение на финансовите дела.

• Стъпка 2: избор на правилните решения и доставчици
Организациите трябва да дадат приоритет на решения и доставчици, които най-добре отговарят на техните вътрешнофирмени предизвикателства. Области, като обработка на фактури, автоматизация на управлението на договори и решения за цифрова обработка на поща, са често срещани отправни точки. Доставчиците на решения с опит в тези области не само автоматизират ключови финансови процеси, но обикновено могат да предложат и интеграция с ERP и финансови системи, за да осигурят критичен достъп до финансови данни в реално време в рамките на цялата организация.

• Стъпка 3: внедряване на етапи
Най-успешните цифрови трансформации често започват с области, които търпят най-голямо въздействие. Много фирми започват с автоматизиране на процесите за сканиране и одобрение на фактури, след което се разширяват и в други области. Този поетапен подход осигурява гладък преход и бърза възвръщаемост на инвестициите.

• Стъпка 4: обучение на екипи и управление на промените
Реалността е, че финансовата автоматизация е толкова ефективна, колкото са ефективни екипите, които я използват. Асоциацията за интелигентно управление на информацията (AIIM)⁶ докладва, че фирмите, които инвестират в структурирано обучение и управление на промените, отчитат 25% по-висок процент на успех при внедряването на системите. Следователно, гарантирането, че финансовите екипи напълно разбират и възприемат цифровите работни процеси, е от решаващо значение за дългосрочния успех.

• Стъпка 5: наблюдение, оптимизиране и обхват
Чрез използване на информационни панели за анализи в реално време финансовите екипи могат да проследяват подобренията във времената за обработка на фактурите, намаляването на грешките и нивата на регулаторното съответствие. Тези данни за ефективността помагат за по-нататъшно усъвършенстване на работните процеси, осигурявайки непрекъснати подобрения на процесите във времето.

За финансовите екипи преминаването към по-интелигентно управление на информацията не е само въпрос на ефективност – става въпрос за устойчивост, контрол и способност за адаптиране към все по-сложна финансова среда. С продължаващото разрастване на бизнеса, ръчните работни процеси, разпръснатите финансови данни и рисковете, свързани с регулаторното съответствие, стават просто неприемливи.

Време е финансовият отдел да заеме полагащото му се място. Където и да се взема важно бизнес решение, финансовите лидери с далновидно мислене ще бъдат там, за да предложат базирани на данни анализи и стратегически съвети, демонстрирайки, че тяхната роля далеч надхвърля предоставянето на обикновена счетоводна услуга.