Трите скрити пречки в работата ви (и как да ги преодолеете)

Ръководителите на операции са инвестирали значителни суми в платформи за планиране на корпоративните ресурси (ERP), автоматизация на работни процеси и облачни инструменти, но много от тях все още забелязват неефективност, рискове за регулаторното съответствие и фрагментирани процеси, които забавят бизнеса им.

Защото днес предизвикателството пред оперативните екипи вече не е цифровизацията на работните процеси, а интегрирането им в по-широкия бизнес, за да се подобри ефективността, да се засили регулаторното съответствие и да се увеличи гъвкавостта на бизнеса.

Ясно е, че самата технология не гарантира ефективност. Много работни процеси остават поне частично ръчни, като данните са изолирани, одобренията изостават, а проследяването на регулаторното съответствие изисква човешки надзор. Не е изненадващо, че 69% от ръководителите на операции и вериги за доставки казват, че техните технологични инвестиции не са довели до очакваните резултати¹, според проучване на PWC.

Като се фокусират върху три често пренебрегвани предизвикателства на ръчните процеси – несвързани системи и липса на видимост по отношение на регулаторното съответствие – оперативните ръководители могат да премахнат информационните пречки и да реализират пълния потенциал на своите дигитални инвестиции.

Въпреки че повечето процеси, базирани на хартия, може да са изчезнали, неефективността продължава да се проявява в полуавтоматизирани работни процеси, несвързани системи и слабости по отношение на регулаторното съответствие. Справянето с тези предизвикателства не изисква непременно повече технологии, а по-интелигентен и по-свързан подход към управлението на информацията.

Въпреки че живеят в модерна, цифровизирана среда, много хора все още работят по критични бизнес процеси по все по-остарели начини. Процеси, като одобрение на фактури, отчитане на регулаторното съответствие и управление на входяща поща, често включват ненужно ръчно въвеждане на данни, работа с последователности от имейли и несвързани електронни таблици.

Обработката на плащания към доставчици (AP) е отличен пример. Много AP екипи все още разчитат на одобрения на фактури по имейл и ръчно въвеждане на данни, което впоследствие води до множество забавяния и скъпоструващи грешки. Обратно, правилно автоматизираното събиране, валидиране и одобрение на фактури ускорява паричния поток, подобрява точността и освобождава финансовите екипи за по-стратегическа работа.

Несвързаните или изолирани системи значително забавят операциите. Когато системите не се интегрират безпроблемно, служителите трябва ръчно да прехвърлят данни между платформите за ERP, управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM), финанси и управление на документи. Това води до грешки, пречки и още повече загуба на време.

Процесът на управление на договори е класически случай. Много фирми все още разчитат на имейл и електронни таблици, за да управляват договорите си, което затруднява всякаква форма на проследяване на одобренията, контрол на версиите и прилагане на регулаторно съответствие. Автоматизирането на тези работни процеси по договорите – от изготвянето на проект до одобрението и изпълнението – предлага пълна видимост на процеса, по-бързо време за изпълнение и непрекъснато проследяване на регулаторното съответствие.

Регулаторните изисквания се увеличават, но много организации нямат видимост върху потенциалните рискове, свързани със сигурността на документите, управлението на информацията и цялостното съответствие с регулаторните изисквания. Например 53% от фирмите нямат автоматизирани права за достъп до документи² – което значително увеличава риска от регулаторни глоби и негативен PR.

Едно просто решение за справяне с тези предизвикателства е цифрова пощенска кутия, която помага за рационализиране на регулаторното съответствие чрез автоматично събиране и насочване на входящите документи. Независимо дали пристигат по имейл, сканирани хартиени документи, или цифрови формуляри. Цифровата обработка на поща гарантира, че всеки бизнес документ достига до правилния човек или екип незабавно и без риск чувствителната информация да попадне в грешни ръце.

Подобряването на управлението на информацията носи много предимства за вашата организация, подобрявайки устойчивостта, гъвкавостта и рентабилността в цялото предприятие. Въпреки това, както беше обяснено в последния раздел, дори предприятия, които са направили преход към цифрови процеси и работни процедури, често се сблъскват с непълна автоматизация, изолирани данни и пропуски в сигурността, които възпрепятстват вземането на решения. И така, как оперативните екипи могат да се възползват от възможностите, които им предлагат инвестициите в цифрови технологии?

Намаляването на ръчната намеса в ключови работни процеси може значително да подобри ефективността на основните бизнес процеси. Според проучване на Canon³ ефективната автоматизация може да намали времето за обработка с до 50% – време, което екипите могат да изразходват за стратегически подобрения, вместо за повтарящи се задачи.

Свързването на информационни работни процеси между бизнес системи като ERP, CRM и управлението на документи елиминира потенциални пречки и позволява по-бързи, основани на данни решения. Компаниите, внедряващи цялостна автоматизация, имат със 75% по-голям шанс да получат конкурентно предимство пред своите неавтоматизирани конкуренти⁴.

Друга област, в която по-интелигентното управление на информацията играе ключова роля, е регулаторното съответствие. Само 51% от ИТ екипите съобщават, че политиките за съхранение на документи са напълно автоматизирани⁵, което, разбира се, не само увеличава риска от нарушаване на правилата за регулаторно съответствие, но и създава огромно количество работа за екипите да управляват този процес ръчно. Чрез въвеждане на управление на информацията в целия бизнес, компанията незабавно засилва сигурността на документите, рационализира регулаторното съответствие и намалява излагането си на правни рискове.

Резултатът? Проучванията показват, че фирмите, които оптимизират информационните работни процеси, могат да намалят оперативните разходи⁶ с до 30%. Просто чрез оптимизиране на времето за обработка на документи, елиминиране на ръчното предаване на документи и автоматизиране на проверките за регулаторното съответствие всеки бизнес може да спести разходи, като същевременно подобри производителността.

Въпреки че цифровата оптимизация може да изглежда като трудна перспектива, реалността е само поредица от ясни стъпки:

1. Направете оценка на текущите работни процеси, за да идентифицирате пречките и ръчните интервенции, които забавят процесите.
2. Премахнете изолираните системи, като интегрирате информацията между ERP, CRM и системите за регулаторно съответствие.
3. Автоматизирайте важни процеси, като например одобрение на фактури, управление на договори и незабавно маршрутизиране на документи чрез система за цифрова обработка на поща.
4. Подобрете сигурността и регулаторното съответствие чрез внедряване на автоматизирани политики за съхранение на данни, контрол на достъпа и инициативи за управление в цялата компания.
5. Партнирайте си с експерти, които разбират как ефективно да интегрират решения за управление на информацията.

Следващата фаза на цифровата трансформация в операциите не е свързана с внедряване на още повече технологии. Вместо това трябва да направим технологията по-интелигентна. Компаниите, които могат да преодолеят недостига на ефективност – автоматизират, интелигентно интегрират своите системи и осигуряват безпроблемно движение на данните в целия бизнес – ще получат критично предимство по отношение на скоростта, спестяването на разходи и оперативната устойчивост.

Ключът е в идентифицирането на възможности за автоматизиране на ключови работни процеси, свързването на различни ИТ системи в целия бизнес и намаляването на зависимостта от ръчните процеси за регулаторно съответствие. Едва тогава бизнесът ще идентифицира проблемите и ще започне да извлича максимума от своята цифрова трансформация.

Ефективното управление на информацията не е просто възвишена амбиция, а стратегически актив, на който всяка организация трябва да обърне внимание. Това води до измеримо въздействие върху бизнеса. И с правилните решения, като например цифрова обработка на поща, управление на договори и автоматизация на плащането на доставчици, организациите най-накрая могат да започнат да преодоляват фрагментираните работни процеси, за да изградят оперативния модел на бъдещето.