От хартия към напредък: как по-интелигентното управление на информацията от човешките ресурси отключва стратегическото въздействие

Когато процесите в ЧР отдела не работят, това се отразява върху цялата организация.

Например наемането на неподходящите хора може да остави трайно въздействие. Въздействието може да бъде сериозно, като един на всеки четирима служители се чувства разочарован през първите три месеца². Лошите системи също така създават потенциални рискове за регулаторното съответствие, като 31% от организациите признават, че сигурността на техните данни за човешки ресурси е недостатъчна³. Тези неефективности увеличават текучеството на персонала, създават рискове за управлението и пречат на отдела по човешки ресурси да преследва стратегическите приоритети.

ЧР екипите прекарват средно по пет или повече часа седмично в административни задачи⁴ – а за по-големите организации този брой се увеличава драстично. При липсата на ефективни цифрови системи ЧР специалистите прекарват повече време в търсене на одобрения, ръчно проследяване на регулаторното съответствие и съставяне на отчети, вместо да се фокусират върху стратегията за наемане на подходящи служители.

Отделите по човешки ресурси обработват поверителна информация за служителите, но много от тях все още разчитат на несвързани електронни таблици, хартиени досиета или остарели системи. Само нарушенията по ОРЗД надхвърлиха 2,1 милиарда евро в целия ЕС през 2023 г.⁵. Без сигурно, автоматизирано проследяване на регулаторното съответствие в човешките ресурси организациите са изправени пред повишен правен риск.

ЧР екипите разполагат с ценни данни за работната сила, но често не разполагат с инструменти за анализ и действие въз основа на тях. Тъй като ЧР лидерите се стремят да заемат по-стратегическа позиция в сравнение с ръководните екипи, достъпът до аналитична информация в реално време за тенденциите при служителите, недостигът на умения и рисковете от текучеството ще бъде от решаващо значение за преминаването от реактивно към проактивно вземане на решения⁶.

Водещите организации се насочват към автоматизирани, цифрово ориентирани процеси в ЧР екипите, които съкращават времето за администриране, подобряват сигурността и отключват базирани на данни анализи. По този начин те виждат предимства, далеч надхвърлящи традиционното управление на човешките ресурси.

ЧР екипите, използващи автоматизация, драстично намаляват административното си натоварване. Canon Italy например внедри вътрешно цифрова система за управление на ЧР казусите, като същевременно намали административното време с 15% и подобри проследяването на регулаторното съответствие.⁷. Функционалности, като портали за самообслужване на ЧР, позволяват на служителите да имат достъп до правилници, да заявяват отпуски и да актуализират досиетата си без ръчна намеса от страна на отдела за човешки ресурси, намалявайки заявките с до 50%⁸.

Автоматизираното проследяване на документи, мониторингът на регулаторното съответствие и сигурният достъп до информация на ЧР отделите, базиран на роли, значително намаляват рисковете, свързани с регулаторното съответствие и сигурността. Тук е постигнат добър напредък, като над 53% от ИТ ръководителите вече внедряват автоматизирани мерки за сигурност на ЧР досиетата, за да предотвратят неупълномощен достъп⁹.

ЧР екипите използват различни методи за проследяване на критични данни за работната сила, като например текучество и тенденции в ангажираността. Много от тези методи включват служители в ЧР, които ръчно преглеждат информация от различни източници и изготвят отчети за състоянието. Екраните с информация в реално време осигуряват незабавен достъп до тези данни, като същевременно предоставят прогностични анализи, които помагат на ЧР лидерите да предвиждат нуждите от наемане, да идентифицират рисковете от текучеството и да планират бъдещи дефицити в уменията.¹⁰.

Преди всичко човешките ресурси са свързани с хората, а не с процесите. Подходът, ориентиран към цифровите технологии, подобрява наемането, проследяването на производителността и достъпността на ЧР обслужването, предлагайки на служителите безпроблемните цифрови начини на работа, които очакват. Проучване на Canon показва, че компаниите, които модернизират своите системи за ЧР, отчитат 25% увеличение на удовлетвореността на служителите¹¹.

За много ЧР екипи цифровизирането на управлението на информацията може да се окаже непосилно. Добрата новина е, че трансформацията не е задължително да бъде трудоемка и да се случи бързо. Структурираният, поетапен подход гарантира бързи успехи, като същевременно полага основите за дългосрочна цифровизация.

1. Оценка на текущите неефективности – идентифицирайте пречките в работните процеси на ЧР отдела и проследяването на регулаторното съответствие.
2. Изберете интегрирана ЧР информационна система (HRIS) – уверете се, че тя включва функции, свързани с автоматизация, анализи и защитен контрол на достъпа.
3. Цифровизирайте и централизирайте досиетата на служителите – преминете от хартиено към цифрово съхранение за по-бърз достъп и по-добра сигурност.
4. Автоматизирайте ключови работни процеси в областта на човешките ресурси – започнете с области, като наемане на служители, проследяване на регулаторното съответствие и управление на производителността, за да видите бързи успехи.
5. Подобряване на регулаторното съответствие и сигурността – внедряване на автоматизирани политики за съхранение на документи, одитни регистри и контрол на достъпа, базиран на роли.
6. Подкрепете внедряването с обучение и управление на промените – уверете се, че екипите по човешки ресурси и служителите се чувстват спокойни да използват новите системи.

Ръководителите по човешки ресурси имат уникалната възможност да предефинират ролята си в бизнеса. Вече не се възприемат като администратори, а се превръщат в стратегически фактори, специалисти по наемане на служители и ключови лица, вземащи решения. Но за да направят това, те се нуждаят от съвременни, цифрови инструменти, които им позволяват да се съсредоточат върху хората, а не върху документите.

Преходът към интелигентното управление на информацията не е просто игра за ефективност – това е фундаментална промяна в начина, по който функционира отделът за човешки ресурси. Тези, които се модернизират, ще повишат удовлетвореността на служителите, ще засилят регулаторното съответствие и ще получат необходимите знания за постигане на успех в бизнеса.

Въпросът вече не е дали функцията на ЧР трябва да се цифровизира, а колко бързо може да се развие вашата организация.