Статия

Съвети за ИТ мениджъри: Как да опростим ефективната хибридна работа

Съвети за ИТ мениджъри: Как да опростим ефективната хибридна работа

Canon Camera
Последната година беше трудна за ИТ мениджърите навсякъде. Никой не би могъл да предвиди внезапните и драстични промени в ИТ стратегията, които организациите трябваше да приложат. Докато начинът, по който работим, се променя, пандемията яростно ускори процеса на равномерно развитие. Това, което можеше да бъде стабилен тригодишен план за постепенна цифрова трансформация, беше внезапно ускорено до „веднага“.

През последните 30 години се сбогувахме с отделните офиси, с офис кабините и в последно време с нормалното ежедневно работно време и дори с идеята за офис като цяло. Дори преди пандемията имаше ускорен стремеж към работа от вкъщи и дистанционна работа, като служителите искаха да работят ефективно, когато са в офис, в споделено пространство, в кабинета си у дома или в друг клон в държавата. Но вследствие на пандемията необходимостта от трансформация и нейната скорост се засилиха още повече, като много бизнеси се ангажират с дългосрочни дистанционни и разпределени работни политики.

В резултат на тези промени ролята на ИТ мениджъра се разви в това, което бихме могли да наречем информационен архитект. Сега той отговаря на сложни въпроси, като:
  • Как информацията ще протича през бизнес процеси и приложения дори когато служителите се намират на различни места? 
  • Как можем да гарантираме, че информацията на хартиен носител, която постъпва в офиса, може да бъде достъпна цифрово за служители, работещи дистанционно? 
  • Как можем да гарантираме, че информацията е достъпна и обработена по сигурен начин в отдалечените работни пространства?

За да подпомогнат този нов мобилен модел на работа, ИТ екипите трябваше да извършат преоценяване на технологията, която е в основата на ежедневната им работа. Организациите се нуждаят от инфраструктура, която осигурява лесно движение на информацията независимо от местоположението. За мнозина това означаваше пълно обновяване и преход от наследената локална инфраструктура към облачно базиран софтуер и услуги.
1. Поддържане на лека инфраструктура

В исторически план като ИТ екип може да сте прекарали много време в управление и поддръжка на локалната инфраструктура. Въпреки че това не оползотворяваше добре времето ви, то беше типично за много организации. Последствията от пандемията подтикнаха много бизнес лидери да преразгледат нормалните процеси – в края на краищата непрекъснатите посещения в офиса са не просто непрактични по време на локдаун, те правят дългосрочната разпределена или хибридна работа невъзможна. Следователно придобитият опит укрепи бизнес аргумента за намаляване на зависимостта от локалната инфраструктура, а една от областите, която търпи ново преразглеждане, е управлението на драйверите.

Управлението на драйверите не е широко обсъждана тема, но е факт, че това е главоболие за ИТ екипите дори когато устройствата и потребителите са разположени локално. Хибридната работа само усложнява нещата. Работата в нова среда вероятно ще означава инвестиране в нови устройства, по-подходящи за отдалечена работа. А новите устройства означават повече усилия за ИТ отдела, включително необходимост да се гарантира, че разполагат с правилния софтуер, драйвери и настройки за сигурност.

Изискванията на потребителите ще се различават в зависимост от тяхната роля, което на свой ред ще окаже влияние върху управлението на драйверите. Междувременно при повече потребители, които искат да свържат собствените си устройства, е още по-важно драйверите за принтер да бъдат правилно управлявани и инсталирани. Преминаването към облачна среда без драйвери не само ви спестява ценно време за настройване или актуализиране на софтуера на отдалечените устройства, но също така гарантира, че вашият бизнес не трябва да придобива повече локална инфраструктура.

2.Централизирано управление на печатен парк

Преминаването към базирано на облак управление на печатен парк също така има предимства отвъд това да вгради дистанционни функции във вашата инфраструктура – то ви осигурява централизирано управление, което улеснява наблюдението, управлението и поддържането на паркове за печат и сканиране.

Например може всъщност да не научите за проблеми, като ниско ниво на тонера, засядане на хартия и грешки, докато някой служител не съобщи за това, като по това време проблемът вече забавя работата му. Когато устройството е на 100 км. в домашния офис на служител, диагностицирането и отстраняването на проблема е още по-трудно. Това може дори да означава, че устройството няма да работи дълго време. С базираните на облак инструменти можете да наблюдавате паркове с устройства и да предвиждате проблеми, като например подмяна на тонер, намалявайки смущенията в работата.

Централизираното управление ви позволява също да управлявате по-лесно актуализирането на софтуера. Освен ако печатният парк не е разположен в една и съща стая, актуализирането на всяко устройство поотделно е практически невъзможно. С базирания на облак софтуер за управление можете просто да инсталирате нови актуализации или функции в целия печатен парк, без да напускате бюрото си. По-добре за вас и по-добре за служителите, които получават незабавен достъп до най-новите версии без забавяне – това е много важно особено по отношение на сигурността.

3.Сигурен и ефективен поток на информацията

Това ни води до сигурни и ефективни работни процеси. Нещото, с което задължително ще се съгласите, е, че сигурността е от първостепенно значение. Но ИТ екипите трябва да постигнат точния баланс между достъпност и защита. Служителите трябва да имат достъп до документите, от които се нуждаят, без да се натъкват на онези, които не би трябвало да виждат. Но също така лесният достъп за служителите не трябва да бъде за сметка на лесния достъп за всеки, включително злонамерени лица.

Тук базираните на облак системи предлагат много предимства. Те позволяват на служителите да имат лесен достъп до необходимите им документи където и да се намират. Но те също така позволяват на ИТ екипите да управляват сигурността по-лесно, позволявайки ви да задавате правила за предоставяне и ограничаване на достъпа на потребителите до папки с файлове на сървъра.

От друга страна базираното на облак управление на печатния парк ви позволява да извършвате това също и за устройства за печат и сканиране. Можете да конфигурирате и управлявате потребителски профили и работни процеси централизирано, което улеснява задаването на правила за достъп и управление на информацията.

С навлизането в нова ера на хибридна работа ИТ екипите все повече ще влизат в ролята на „Информационен архитект“. В основата на това ще бъде осигуряването на инструменти и технологии, които да позволят ефективна и сигурна работа от всяко място. Възможно е вашата организация вече да е планирала работа в облак, но това ще стане от съществено значение за тази задача особено във връзка с управлението на печатния парк. Но тук не става въпрос само за необходимост, а и за възможност за подобряване на управлението на вашия печатен парк като цяло, помагайки ви да увеличите полезното време за работа и да гарантирате сигурността на работната си сила.

Разберете повече за това как ще изглежда бъдещето на ИТ след 10 години.

Свързани продукти и решения

Вижте по-подробно

Не сте сигурни от кои продукти има нужда вашият бизнес?