СТАТИЯ

Как да поддържате и стимулирате производителността в хибридно работно пространство

Научете как да ускорите процесите при хибридна работа, от подновяване на договора с клиент до одобряване на фактура на доставчик.

Хора, работещи на лаптопите си заедно в голям офис

Искате ли да поддържате екипите си в готовност за незабавни действия, където и да са базирани?

В исторически план фразата „офис работници“ е условно обозначение не само за това къде са работили хората, но и за вида на работата, която са вършили – основана на информация и извършвана чрез компютри през последните две десетилетия.

През последните години концепцията за офис работа отново претърпява развитие. Вместо да бъдат обвързани с едно място, организациите все повече дават възможност на служителите да работят на друго място, при условие че все още са продуктивни.

Много от нашите клиенти се ориентират дългосрочно към такъв модел на хибридна работа, който съчетава няколко вида работно пространство: от централен или сателитен център на компанията до домовете на служителите, споделените работни пространства, железопътния вагон или залата за заминаване по време на пътуване.

Тъй като хибридната работа се среща все по-често, основният въпрос пред ИТ мениджърите се променя от това как да се осигури възможност за работа извън офиса до това как да се оптимизира така, че да стане възможно най-продуктивна.

По-долу разглеждаме четири често задавани въпроса от организации, които искат да запазят и повишат производителността в хибридна работна среда, и обясняваме как Canon може да помогне за решаването им.

Много от нашите отдели все още разчитат на хартия в ежедневните си работни процеси. Това ще затрудни ли адаптирането ни към хибридния модел?

Обичайно е компаниите да зависят от документи на хартия; това не ги лишава от възможността за преминаване към хибриден работен модел, но може да усложни нещата.

Преминаването към само цифров модел не е необходимо веднага, но е от решаващо значение, за да се оптимизира с течение на времето зависимостта от печата. Това не само ще улесни работата на вашите екипи от друго място, но и ще доведе до по-ниски разходи – както финансови, така и екологични.

В Canon нашият професионален опит обхваща управлението и интегрирането на сложни документни процеси, които съчетават хартиени и цифрови процеси. Наясно сме, че по-голямата част от организациите се придвижват към цифровизация и можем да ви подпомогнем за това. Независимо от уникалния баланс във вашата организация ние можем да осигурим персонализирана подкрепа за адаптирането към хибриден модел.

Как можем да направим така, че екипите, които използват базирани на хартия работни процеси, да продължат да работят ефективно в разпръснат екип?

Въпреки че все още може да има нужда от определен брой служители в централния офис в конкретен момент, никой служител не трябва да се ограничава от необходимостта да печата или сканира.

В Canon предлагаме хардуер, предназначен за всякакъв вид работно пространство, включително настолни устройства за работа вкъщи и мощни многофункционални устройства, предназначени за натоварени офиси. Нашите устройства се доставят с вградена свързаност, която позволява на екипите да имат достъп до документите, които са им необходими, дори и извън офиса.

Например с нашата серия imageRUNNER ADVANCE DX C5800 документите могат да бъдат сканирани директно в места за съхранение в облака, като например OneDrive и Dropbox, или в съществуващи приложения за работни процеси. Те могат също така автоматично да се съхраняват или категоризират чрез софтуер за машинно самообучение, което улеснява екипите да споделят документи и работните процеси да продължават на други места, като същевременно се намаляват ръчните грешки.

Благодарение на съвместимостта с мобилни приложения, като например Print Business и uniFLOW Online Print & Scan на Canon, служителите могат дори да изпращат документи за печат или да получават дигитализирани документи в мобилния си телефон, докато са в движение, което гарантира, че все още могат да работят ефективно независимо къде се намират.

Ние комбинираме нашия хардуер с богат набор от софтуер, който е предвиден да работи безпроблемно с нашите устройства. Решения, като „Облачна съвместна работа – автоматизация на процесите“, осигуряват най-добрата услуга за управление на документи и съвместна работа за хибридни дейности. Това е облачно базирана платформа, „независима от мястото“, която позволява на служителите да намират, да получават защитен достъп до и да обработват документи незабавно и от всяко място.

Знаем, че автоматизацията на процесите може да повиши производителността на служителите, но трябва да се има предвид и бюджетът. На какви приложения за автоматизация трябва да дадем приоритет, за да подпомогнем разпръснатите служители?

Първо, помислете какви слаби места ще възникнат в работните ви процеси, ако те бъдат изнесени навън. Автоматизацията на процесите е наистина полезен инструмент за повишаване на ефективността на повтарящи се, структурирани задачи. Ако поставите това в контекста на хибридната работна сила, фокусът трябва да бъде върху автоматизирането на повтарящи се задачи, които обикновено трябва да се управляват от членовете на екипите лично.

Canon има богат опит в подпомагането на организациите да управляват тези процеси. Нашите технологии помагат да се свали товара от служителите, така че работните процеси да могат да протичат ефективно, докато се отделя време за по-важни задачи.

Нашата услуга „Облачна съвместна работа – автоматизация на процесите“ осигурява предварително конфигурирани и автоматизирани работни процеси за обичани бизнес дейности, като управление на договори и обработка на фактури. Организациите, които купуват нашите устройства, могат незабавно да активират цифровите работни процеси директно от тях, спомагайки за ефективно протичане на дейността в рамките на множество местоположения.

Жена, облечена в червено, стояща пред сграда, държи телефона си и се усмихва.

Преминаването към хибриден работен модел води до допълнителна сложност за нашия ИТ екип. Как можем да избегнем претоварването с допълнителна работа?

Управлението на ИТ в хибридна работна среда не е просто; има много аспекти, които трябва да се вземат предвид – от осигуряването на достъп на екипите до данните и документите им до предотвратяването на нови уязвимости в сигурността.

За да стане хибридната работа възможно най-ефективна, от значение е да имате цялостен поглед върху вашите ИТ активи. Въпреки че вашата организация може да функционира на няколко места, те не са независими едно от друго – вашите екипи трябва да комуникират и да се свързват помежду си безпроблемно. Несистематичният подход към ИТ системите, при който се „закърпват“ инструменти и решения, може да създаде фрагментирани работни процеси и трудности с интеграцията, което води до по-нататъшно забавяне и усложнения.

С оглед на това не става въпрос само за предоставяне на технологии; става въпрос за предоставяне на технологии, които работят интегрирано и на различни места. Това е нещо, което сме поставили в центъра на нашите услуги за цифрова трансформация: екосистема от хардуер, софтуер и услуги, проектирани да осигуряват ефективна работа от всяко място. Тези изпитани технологии са предназначени да работят заедно, като ограничават усложненията и престоите за служителите и ИТ екипа.

Ние освен това знаем, че управлението на печатен парк е трудност в най-добрия случай, но може да бъде особено трудно, когато устройствата дори не са в помещенията на компанията. UniFLOW Online, нашият софтуер, базиран на облак, предоставя единна платформа за свързване на всички работни местоположения. Чрез тази платформа можете централно да управлявате вашия печатен парк независимо от това къде се намират устройствата – от потребителските права за достъп до наблюдение на използването на принтерите, откъдето и да работите.

Планиране на производителността

Производителността е непосредствено свързана с печалбите на организацията и следователно е на първо място в списъка с приоритети на всеки лидер. Много организации ще имат опасения за въздействието, което нарушаването на традиционния им модел на работа ще окаже върху производителността на техните служители.

Но с правилния партньор и внедрената правилна екосистема хибридната работа не ви дава просто възможност да работите както обикновено. Тя по-скоро ви предоставя възможността да преосмислите и оптимизирате съществуващите работни процеси, за да се ускори производителността.

Едновременно с това инвестирането в правилната база от технологии не ви помага просто да подобрите хибридната работа в текущия момент. Важно е да видите бъдещето на вашата организация като възможност за непрекъсната оптимизация. Тази база подпомага ИТ екипите да подготвят организацията си за промяна, което улеснява развитието и оптимизацията в бъдеще.

Canon Camera

Хибридната работа в действие!

Научете повече за това как екосистемата от технологии на Canon може да осигури продуктивна хибридна работа за вашата организация.

Свързани продукти и решения

  • Мъж и жена в офис, сочещи към екрана на лаптоп.

    uniFLOW Online

    Усъвършенствано решение за сигурен печат и сканиране, което позволява на организациите да управляват цялата си печатна среда през облака.

  • Изглед към сграда с офиси.

    Управлявани услуги за печат

    Намалете натоварването на служителите, спестете пари и се защитете от изтичане на данни, като възложите управлението на печата на външен изпълнител.

  • Изображение на серията imageRUNNER ADVANCE DX C5800.

    Серия imageRUNNER ADVANCE DX C5800

    Управлявайте и обработвайте документи по-бързо и по-сигурно с нашите усъвършенствани интелигентни A3 цветни многофункционални устройства.

  • Вижте по-подробно

  • Илюстрация на индивид с изкуствен интелект

    Услуги за цифрова трансформация

    Ускорете своята цифрова трансформация независимо от това къде работите

  • Изображение на сини числа, представящи сигурността

    Управление на сигурността на информацията в хибридно работно пространство

    Получете важни съвети за безопасно управление на данните с Canon независимо от това къде се намира вашaта работна сила

  • Жена, която работи дистанционно с таблета си

    5 съвета за по-добра бизнес дейност

    Приведете стратегията си във форма с този основен списък със задачи, от преразглеждане на ежедневните ви работни процеси до преминаване към облака

  • Говорете с нас за създаването на продуктивна хибридна среда