Появата на хибридната работа предизвика тиха революция в много бизнеси. Служителите сега често работят от няколко места, включително от офиса, от дома, от споделени работни пространства или дори по време на пътуване, използвайки мобилни устройства.

В съчетание с почти повсеместното внедряване на облачни решения и все по-широкото разпространение на дигитализацията и автоматизацията служителите вече имат несравними възможности да обработват документи по начини, които са подходящи за тях.

Възможността да се отпечатва на различни устройства от различни места и да се сканират поверителни документи по сигурен начин е от решаващо значение за ефективните бизнес процеси, като позволява ефективно съхраняване, извличане и архивиране на документи, без да се нарушава сигурността на информацията.

Като лидер на пазара за управление на печата и документите, ние осъзнаваме, че обичайните практики за печат и сканиране на работното място, демонстрирани от офис служителите, не винаги използват пълноценно съществуващите облачни решения на техните организации – същото се отнася и за използването на пълните възможности на техните устройства за печат и сканиране. Това означава, че инвестициите, които бизнесите влагат в облачни технологии, не се използват максимално.

Като направят прости промени в начина, по който хората отпечатват и сканират, организациите могат да увеличат производителността, да спестят време за трудоемки и повтарящи се задачи и същевременно да подобрят сигурността на информацията и документите. Повишаването на ефективността на организацията също може да подпомогне постигането на целите за устойчиво развитие.

Разпознавате ли някои от тези предизвикателства?

• Налага се редовно да пътувате до офиса, за да отпечатвате документи или да предавате важни формуляри за обработка.
• Налага се да изпращате документи на имейл адреса си и след това да ги споделяте с колегите си като прикачени файлове или документите се споделят с вас по същия начин.
• Налага се да съхранявате в компютъра си потенциално поверителни документи, като например автобиографии или договори.
• Трудно ви е да намерите даден документ, да си спомните как сте го озаглавили или къде сте го съхранили.
• Налага се да сканирате купища документи с помощта на нормалната функция за сканиране на многофункционалния принтер за офиса, след което трябва да разделите файловете и да ги озаглавите на ръка на бюрото си.

Сканирането в облака незабавно подобрява управлението на документите, тъй като те автоматично се качват в централно място за съхранение в облака. Това от своя страна улеснява търсенето, достъпа и извличането на информация, подобрява съвместната работа, тъй като екипите могат лесно да получат достъп до сканирани документи и да ги споделят, където и да работят.

Допълнителни данни показват, че служителите могат да загубят до два часа на ден в търсене на информация, а над 76% признават, че съхраняват локални копия на документите си. спъване на съвместната работа.

Тъй като дигитализацията намалява използването на хартия, тя също така помага на организациите да станат по-екологични, като същевременно осигурява спестяване на разходи за хартия, печат и физическо съхранение.

И накрая, съхраняването на поверителни документи локално и споделянето им чрез електронна поща може да има потенциално катастрофални последици за организацията, ако сигурността бъде компрометирана, тъй като множество неуправлявани копия на документи са пръснати на различни устройства на различни места.

За справяне с тези проблеми нашите комбинирани награждавани многофункционални устройства с възможност за работа в облак и водещите на пазара решения за облачна свързаност на Canon предлагат безпроблемна интеграция с всички популярни решения за облачно съхранение, използвани днес в бизнеса – включително OneDrive for Business, SharePoint и Teams от Microsoft, Google Workspace и DropBox.

Решенията на Canon за облачна свързаност отговарят на широк спектър от нужди на работното място, като поддържат по-продуктивни практики за печат и сканиране от ниво отделни потребители до големи предприятия:

• Canon Cloud Connector
• Решение от базов клас за по-малки организации, което позволява печат и сканиране в облака с минимални ИТ ресурси.
• uniFLOW Essentials
• За клиенти, които се нуждаят от сигурен печат, както и от допълнителни функции за управление на документи, като отчетност, централизирани устройства и управление на потребителите.
• uniFLOW Online
• Мащабируемо облачно решение за печат и сканиране, което осигурява безпроблемна хибридна работа, по-широк избор от устройства и поддръжка на устройства от множество производители. То също така предоставя разширени възможности за сканиране, включително сканиране на групи документи, както и архивиране и индексиране на документи въз основа на съдържащите се в тях данни, готови за по-нататъшна обработка. В крайна сметка няма универсално решение за облачна свързаност. То зависи от индивидуалните нужди на вашата организация. Какви работни процеси имате? Колко голяма е вашата организация? Какви са хибридните ви практики на работа? Независимо дали става въпрос за устройства, решения или услуги за печат и сканиране в облак, портфолиото от услуги за цифрова трансформация на Canon може да ви помогне да използвате по най-добрия начин съществуващите си инвестиции, включително предпочитаното от вас решение за облачно съхранение, за да разгърнете производителността и да повишите информационната сигурност в организацията си.