Transform, DWF Law discovers the benefits of going paperless using digital transformation solutions from Canon

DWF: да правиш нещата по различен начин

Предизвикателството

Компанията DWF LLP е един от примерите за бърз успех в правния сектор на Обединеното кралство, която бързо се разраства от кантора с четирима души до бизнес, в който работят 2300 служители в 13 международни офиса. Компанията има за цел да надгради постижението си, като се изкачи в класацията, за да се нареди сред 15-те най-добри правни фирми – цел, която включва нещо много повече от просто финансов резултат.

За Andrew Leaitherland, управляващ партньор и главен изпълнителен директор "ние считаме, че тайната на успеха е в това да правиш нещата по различен начин". Тази философия разкрива трите стратегически цели на фирмата: да предоставя по-добро обслужване на клиентите, да работи по-рентабилно и да осигури среда, която привлича най-добрите специалисти и им позволява да разгърнат пълния си потенциал. В сектор, доминиран изключително от хартиени процеси, цифровото управление на печата и информацията е от първостепенно значение за постигането на тези цели.

"Секторът е обхванат от традиционни методи на работа," обяснява Janice Moores, мениджър обслужване и доставки в DWF. "Трансформирането на процесите, изискващи време и ресурси, които съществуват в правния сектор, ни дава значително конкурентно предимство". Ето защо DWF решава да дигитализира основните си бизнес процеси и да създаде по-гъвкава работна среда. На практика тя трябва да управлява разходите и сложността от генерирането на до 57 милиона печатни страници всяка година. В същото време компанията трябва да спазва строгите регулаторни изисквания на сектора за защита на поверителните данни на клиентите.

Transform, DWF Law cuts cost and waste by working to become a paperless office

"Canon отдели време, за да разбере уникалните нужди и идеята на нашата организация, а консултациите ѝ ни помогнаха в определянето на областите, в които технологията може да ни помогне да работим по-интелигентно."

Решението на Canon

Като работи в тясно сътрудничество с DWF, Canon създаде нова стратегия за документите и преустрои печатната инфраструктура в целия бизнес. Беше въведен мобилен достъп до документите, мобилен печат и система за цифрова обработка на пощата, която автоматично дигитализира всички изпратени по пощата документи и ги доставя до получателя под формата на имейл. Създадено, за да помогне на служителите да работят гъвкаво – независимо дали пътуват, или работят на бюро в различни офиси – решението за обработка на документи включваше сигурна система за идентификация и защитено получаване на документи при печатните устройства, за да се засили сигурността на информацията.

"Canon ни изправи пред предизвикателството да погледнем отвъд типичните предели на сектора, в който работим, и зададе трудните въпроси за това какво искаме да постигнем като бизнес. Заедно успяхме да направим неща, които нито една друга правна фирма не е успяла да постигне."

Предимства

Може би най-големият ефект от цифровата трансформация на дружеството се усети от служителите на DWF, които вече разполагат с инструментите да работят ефективно без значение къде се намират. Това отличава компанията от нейните конкуренти по отношение на обслужването на клиентите, което предоставя, както обяснява Moores: "Като даваме права за достъп на нашите клиенти до важна информация и до бизнес процеси, независимо къде се намират, ние демонстрираме ефективност и дух на по-голяма отдаденост към тях".

По-близо до дома, офис пространството на DWF сега е по-благоприятна среда за съвместна работа, тъй като новата инфраструктура за печат позволява на клиентите да работят от разстояние и да печатат в офисите на DWF. Moores отбелязва: "Фактът, че нашите клиенти могат да дойдат във всеки наш офис и да работят все едно това е техния собствен офис, е нещо, което почти нито една друга правна фирма не може да предложи".

Ползите от цифровата обработка на пощата на Canon са също толкова впечатляващи. Освен че ще позволи на информацията да тече безпрепятствено в компанията, DWF очаква, че решението ще доведе до възвращаемост на инвестицията в рамките на две години и до бъдещи икономии в размер до 1 милион паунда годишно.

Начинът, по който хората търсят и архивират информация, също е напълно трансформиран с цифрово съхранение, архивиране и защита на документите. Служителите сега могат да работят по-бързо и по-ефективно, като намалената необходимост от хартиени документи доведе до огромни спестявания от офис площи – разходите за физическо съхранение бяха намалени с над 50%.

Transform, DWF Law improves information security through Canon’s digital transformation solutions

Иновацията не идва за сметка на сигурността – цялото решение е сертифицирано по най-строгия международен стандарт за управление на сигурността на информацията – ISO 27001. Подпомагайки проследяването и отчитането на екологичните цели, то дори помага за намаляване на въглеродния отпечатък на DWF и гарантира цялостната акредитация на компанията по ISO 14001.

Подходът определено работи: През 2014 г. вестник Financial Times определи фирмата като една от най-иновативните в цяла Европа. Както Moores обобщава:

"Всяко взето решение и изпълнението му ни помогнаха да подобрим обслужването, което предлагаме на нашите клиенти, начина, по който работят нашите служители, както и да осигурим среда, която привлича най-добрите таланти. Canon ни помогна да създадем една оптимизирана и идеално функционираща офис среда в 13 офиса. Сега можем да се съсредоточим върху предоставянето на възможно най-добрите правни консултации и сме уверени, че нашият бизнес е в ръцете на експерти."

Научете повече

Свържете се

Открийте как можем да помогнем на вашия бизнес да се трансформира

Научете повече

  • Canon
  • Случай от практиката за цифрова трансформация на DWF