Simplify, Leeds City Council optimise their print service using Canon document solutions

Градския съвет на Лийдс: да станеш най-добрия с по-малко

Предизвикателството

Градският съвет на Лийдс, който предоставя особено важни услуги и подкрепа за 700 000 граждани, е вторият по големина център на местното управление във Великобритания. И той иска да бъде разглеждан като най-добрият – както по отношение на качеството на услугите, които предоставя, така и по начина, по който ги предоставя. В епоха на строги икономии и съкращения на разходите в публичния сектор това е предизвикателна цел.

Наред с желанието си да подобри продуктивността, като в същото време намали разходите за печат и похабяването на консумативи, съветът трябваше да се справи и с новите тенденции в начина на достъп на хората до обществени услуги. Както обяснява Helena Phillips, главен експерт в Споделени услуги: "Все по-голяма част от комуникацията се осъществява през цифрови канали, така че предизвикателството, пред което сме изправени, е да развием услугите, които предлагаме, в рамките на свити бюджети".

"За нас приоритетът беше да внедрим интелигентно решение за печат, което ще спести пари на Съвета и всички ще разполагат с повече време."

Simplify, Leeds City Council boost productivity through Canon’s printing and document management solutions

Когато трябваше да идентифицираме неефективните области, печатните услуги на Съвета бяха очевиден кандидат. Печатът е основната ИТ функция, която се използва от неговите 12500 служители, но печатният парк от мрежови и персонални устройства беше труден за управление и поддръжка. Мениджърът на управляваните услуги за печат Kirsty McCarthy си спомня: "Екипът ми прекарваше дните си в разрешаване на проблеми и опити за минимизиране на смущенията в работата. За нас приоритетът беше да внедрим интелигентно решение, което ще спести пари на Съвета и всички ще разполагат с повече време."

Решението на Canon

Работейки в тясно сътрудничество със Съвета, Canon разработи решение за печат за цялата организация с марката PrintSmart. То включваше 850 съвременни монохромни и цветни многофункционални устройства (MFD) и интегрирано решение за факс сървър в рамките на единна система за управление.

"Canon моментално пое ролята на стратегически партньор, а не на доставчик."

За да помогне на Съвета да внедри PrintSmart в рамките само на шест месеца, Canon създаде онлайн и видео обучение, както и програма за обучение на "супер потребители", които да покажат на колегите си в Съвета как да използват подобрената система. За Andrew Byrom, мениджър Обслужване и инфраструктура, Canon пое ролята на стратегически партньор вместо тази на доставчик. Членовете на екипа бяха напълно отдадени и далеч надхвърляха обичайното всеки ден – особено по време на предизвикателната фаза на прехода. Технологията беше толкова добра и лесна за използване, че хората просто я прегърнаха".

Предимства

PrintSmart доведе до незабавен финансов ефект – спести на Съвета приблизително 30% от стойността на предходния договор още през първата година и повече от 400 хиляди паунда към днешна дата. Като замени съществуващите принтери с по-малко, но по-рентабилни многофункционални устройства, броят на печатните устройства беше рационализиран с 39%, което доведе до 25% намаление в печатния обем само за първата година. Също толкова впечатляващи бяха и екологичните предимства. С приблизително 1 007 318 kg по-малко парникови газове и 18 139 спасени дървета през първите 12 месеца Лийдс е на път да се превърне в град с по-малко въглеродни емисии.

"Подобрението беше впечатляващо. Малки промени, като например видимост на опашките за печат и индивидуален достъп с ПИН, гарантират, че документите няма да се загубят и спестяват време."

Отбелязано беше и огромно повишаване на продуктивността – както обяснява Jo Miklo, ръководител на бизнес администрацията: "Подобрението беше впечатляващо. Малки промени, като например видимост на опашките за печат и индивидуален достъп с ПИН, гарантират, че документите няма да се загубят и ви спестяват време, когато получавате разпечатките от принтерите. Възможностите за лесно сканиране на данни ни позволяват да реагираме по-бързо на заявките на гражданите". Отказите на устройствата на практика са елиминирани и за Andrew Byrom най-ясният знак за успех е, че той не е получавал оплаквания от месеци.

Направени бяха значителни подобрения и в сигурността на данните. Съвременното решение за изпращане на факс, например, което се използва за обмен на информация с болници и училища, гарантира, че поверителната информация се обработва по сигурен начин. Нови мерки като достъп с индивидуален ПИН и автоматично изтриване на задачите за печат след 24 часа също доведоха до значителни подобрения в тази област.

Дигитален съвет

С помощта на Canon Andrew Byrom има за цел да намалява печатния обем на Съвета с още пет процента всяка следваща година. Като използва подробните отчети от системата, неговият екип ще идентифицира и проведе специализирано обучение за отдели, в които се наблюдава скъпоструващо поведение при печат. Целта е да се гарантира, че новата инфраструктура за печат генерира дългосрочна възвращаемост на инвестицията, така че Съветът да може да насочи усилията си към други области с цел подобрения и икономии.

Simplify, Leeds City Council cut costs and waste, using plug and play technology from Canon

"Като преосмислиха начина, по който работим, Canon ни помогнаха да обслужваме по-добре гражданите на Лийдс."

Успехът на PrintSmart в Съвета беше вътрешно признат като добър пример за внедряване на големи корпоративни проекти. Според Helena Phillips: "PrintSmart премахна проблемите с печата и го превърна във важен инструмент за работа в дигиталната ера. Като преосмислиха начина, по който работим, Canon ни помогнаха да обслужваме по-добре гражданите на Лийдс."

Научете повече

Свържете се

Открийте как можем да ви помогнем да улесните вашия бизнес

Научете повече

  • Canon
  • Случай от практиката за печат в градския съвет на Лийдс