Функции на Therefore™

Работен поток

Когато лист хартия обикаля офиса, кой решава по какъв път да мине, колко време ще отнеме процеса и какви задачи ще бъдат изпълнени?  Често е трудно да се разбере къде се намира оригиналният документ и какъв ще е резултатът от забавянето му някъде в процеса.  Приложението Therefore™ Integrated Workflow ви помага да контролирате всички тези променливи, позволявайки оптимизиране на бизнес процесите.

Това не само ви спестява време и пари, но ви помага и да повишите сигурността и прозрачността на процеса. Бизнес изданието на Therefore™ включва функция за управление на работния поток и визуален „drag and drop” дизайнер на работния поток, който улеснява настройването и модифицирането.

Съхраняване на документи

Един от основните мотиви за промяна в обичайните практики за управление на документи е законовото съответствие и необходимостта на организациите да възприемат строга политика по отношение на съхраняването на документи.  Погрешно унищожаване на документи може да доведе до налагането на санкции както в граждански, така и в наказателни дела.  От друга страна, законите за защита на данни постановяват, че определена лична информация трябва да бъде унищожена след нейното използване. Therefore™ позволява трайно изтриване на документи след изтичане на определен период за съхраняване и прочистването на сървъра от стари версии на документи.

Сигурност

Контрол на достъпа

Достъпът до системата и документите на Therefore™ и напълно контролиран чрез използване на три различни нива на сигурност. 

1. Основният достъп до приложението се осъществява чрез системата Microsoft® Windows Active Directory. Тя контролира достъпа на потребителите до техните документи и запаметяващи среди без необходимост от допълнителни потребителско име и парола. Тя също така улеснява задачите на ИТ отдела, защото правата за достъп могат да бъдат отдадени както на индивиди, така и на групи от потребители. 

2. Функциите за сигурност на Therefore™ позволяват на администратора да ограничи достъпа на определени групи потребители до някои опции. Това се използва обикновено, за да не могат потребителите да анотират или отпечатват документи. 

3. Сървърът за отдаване на права за достъп е вградена функция, която позволява използването на външна таблица. Неговата основна цел е да осигури различни нива на достъп в рамките на една група. Тази система използва първо таблицата на активната директория и след това позволява на администратора да осигури достъп до определен файл или документ, който иначе не би бил достъпен.

Цифрови подписи

Съдържанието и произходът на документите може да бъде гарантирано само чрез защитено срещу фалшификация съхраняване на данните. Цифровият подпис, съдържащ се във всеки документ в сървъра на Therefore™, гарантира автентичността на цялата информация. По време на използването на всеки документ сървърът на Therefore™ проверява подписа, за да осигури на потребителя валидна информация.

Архивиране на имейли

С Therefore™ всички твърди копия, електронни документи и имейли, свързани с определена задача или проект, могат да бъдат запаметени и архивирани в структуриран формат. Това означава, че цялата имейл кореспонденция е достъпна за преглед заедно с документите и осъщественaта комуникация във връзка с определена тема. Това е изключително полезно, тъй като запаметените документи често разказват само част от историята. Останалата част може да бъде разбрана само от осъществената кореспонденция.

Крайните потребители няма да забележат никаква разлика в потребителския интерфейс на Outlook®, но капацитетът на пощенската им кутия никога няма да бъде изчерпан.